4. Gründe für die Unzulässigkeit von Beschwerden

Beschwerden können unter bestimmten Umständen als unzulässig betrachtet werden. Unzulässige Beschwerden werden von EPSO ohne inhaltliche Prüfung abgelehnt.

4.1. Nichtdurchführung der vorgegebenen Schritte

Um sicherzustellen, dass Bewerber*innen für den Online-Test bereit sind, müssen je nach Test/Prüfung einige vorgegebene Schritte durchgeführt werden: die verpflichtende Überprüfung der technischen Voraussetzungen, die erforderliche(n) Synchronisierung(en), ein Test der Internetverbindung oder eine Systemprüfung und/oder ein Probetest. Bewerber*innen, die diese Schritte nicht erfolgreich abgeschlossen haben, sind nicht berechtigt, eine Beschwerde einzureichen.

Die Überprüfung der technischen Voraussetzungen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die IT-Umgebung der Bewerber*innen für die Testumgebung geeignet und einsatzbereit ist.

4.2. Keine ordnungsgemäße Fehlerbehebung

Beschwerden von Bewerber*innen, die die Schritte zur Fehlerbehebung nicht gemäß den übermittelten Anweisungen ausgeführt haben, gelten als unzulässig. Die Schritte müssen wie in den Anweisungen zur Fehlerbehebung beschrieben befolgt werden.
Die Bewerber*innen sollten zunächst versuchen, etwaige Probleme selbstständig zu beheben, und dann umgehend den Helpdesk des Testanbieters über den in den Anweisungen definierten Kanal um weitere Unterstützung ersuchen.

4.3. Verspätete Einreichung von Beschwerden

Beschwerden, die nicht innerhalb der festgelegten Frist nach Abschluss des Tests/der Prüfung eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Beschwerden müssen zeitnah eingereicht werden, damit sie sinnvoll bearbeitet werden können und die Integrität des Prüfungsverfahren gewahrt wird.

4.4. Unzureichende Dokumentation oder Belege

Beschwerden ohne hinreichende Belege oder Dokumentation für bzw. über die gemeldeten technischen Probleme werden als unzulässig betrachtet. Die Bewerber*innen müssen die vorstehend genannten ausführlichen Informationen unbedingt übermitteln, damit die Untersuchung und die Beilegung von Beschwerden erleichtert werden.

Ferner müssen die Bewerber*innen das aufgetretene technische Problem ausführlich beschreiben und dabei auch auf Umstände, die dafür von Bedeutung sein könnten, und auf die vor dem Auftreten des Problems ausgeführten Schritte eingehen und erläutern, was sie zur Fehlerbehebung unternommen haben. Wenn die Störungen nicht vollständig beschrieben werden, ist es unmöglich, Nachforschungen zu der Beschwerde anzustellen. In einem solchen Fall wird die Beschwerde als unzulässig betrachtet.

Eine vollständige Beschreibung setzt sich aus den folgenden wesentlichen Bestandteilen zusammen:

Beschreibung der Störung: eine genaue und umfassende Beschreibung des Problems. Was ist schiefgelaufen? Wie hat sich das Problem auf das Testerlebnis ausgewirkt?
Zeitlicher Aspekt: der genaue Zeitpunkt und die Dauer der Störung. So kann die Meldung mit Systemprotokollen und den Meldungen anderer Bewerber*innen abgeglichen werden.
Ergriffene Maßnahmen: eine ausführliche Beschreibung der selbst ausgeführten Schritte oder Maßnahmen zur Fehlerbehebung, bevor um Unterstützung ersucht wurde.
Eine Beschreibung der Maßnahmen zur Fehlerbehebung, die mit dem Testanbieter durchgeführt wurden, wobei auch anzugeben ist, welcher Kommunikationskanal verwendet wurde.
Fehlermeldungen: etwaige spezifische Fehlermeldungen oder -Codes, die beim Auftreten des Problems angezeigt wurden.
Angaben zur Umgebung: Informationen über das bei dem Test/der Prüfung verwendete Gerät, Betriebssystem, Browser, Versionen, Konfigurationen und die Internetverbindung.
Screenshots oder Aufnahmen: wenn möglich visuelle Belege wie Screenshots oder Bildschirmaufnahmen der Störung.
Auswirkungen auf den Test/die Prüfung: Wie hat die Störung die Fähigkeit des*der Bewerber*in beeinflusst, den Test/die Prüfung oder bestimmte Teile davon zu absolvieren?

In manchen Fällen fordert EPSO den*die Bewerber*in auf, zusätzliche technische Dateien wie Screenshots der Computerkonfiguration oder der Anwendungsversion vorzulegen, um zu überprüfen, ob alle Anweisungen befolgt wurden.

4.5. Nichttechnische Probleme

Bei der Bearbeitung von Beschwerden bezüglich nichttechnischer Probleme ist es besonders wichtig, zu begründen, warum bestimmte Probleme nicht als stichhaltige Beschwerdegründe angesehen werden:

Störungen im Testumfeld
Lärm und Ablenkungen in der Testumgebung der Bewerber*innen können zwar die Konzentration beeinträchtigen, es muss aber berücksichtigt werden, dass sich solche Störungen der Kontrolle der Testverwalter (EPSO und seiner Testanbieter) entziehen. Externe Faktoren wie Baulärm oder Störungen aus der unmittelbaren Umgebung (z. B. Haushalt) treten unabhängig von der Testumgebung auf und können nicht auf den Online-Test zurückgeführt werden. Ereignisse wie unerwartete Stromausfälle oder Evakuierungen in Notsituationen können als Ereignisse höherer Gewalt gelten (siehe Abschnitt 5. „Regelung zu Situationen höherer Gewalt“).

Physisches Unwohlsein
Bewerber*innen, die sich über einen längeren Zeitraum hinweg unwohl fühlen, könnten Schwierigkeiten haben, sich länger zu konzentrieren. Jedoch steht Unwohlsein aufgrund ergonomischer Gegebenheiten oder bereits bestehender physischer Leiden in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit der einschlägigen Testsituation. Die Bewerber*innen werden aufgefordert, vor und während des Tests/der Prüfung Vorkehrungen für ihren Komfort und ihr Wohlbefinden zu treffen, um solche Probleme gering zu halten.

Probleme mit dem Zeitmanagement
Online-Tests erfordern ein gutes Zeitmanagement – eine wesentliche Kompetenz für den beruflichen Alltag. Treten Probleme im Zeitmanagement auf oder kommt es zu unerwarteten Unterbrechungen, wird von den Bewerber*innen erwartet, sich dementsprechend anzupassen und zu organisieren. Beschwerden im Zusammenhang mit Herausforderungen im Zeitmanagement gelten als unzulässig, wenn sie auf Ursachen zurückzuführen sind, die nicht unmittelbar mit dem Prüfungsverfahren an sich in Zusammenhang stehen, wie z. B. Abgelenktheit oder terminliche Überschneidungen.

Bedenken wegen der Fernbeaufsichtigung
Manche Bewerber*innen haben Bedenken wegen der Fernbeaufsichtigung, der Videoüberprüfung der Prüfungsumgebung oder den Hinweisen auf verdächtiges Verhalten, oder empfinden das Vorgehen im Rahmen der Fernbeaufsichtigung als vorverurteilend.
Dies sind keine stichhaltigen Gründe für Beschwerden, sofern sie den ordnungsmäßigen Ablauf und die Fairness des Tests/der Prüfung nicht bedeutend beeinflussen.

4.6. Verstoß gegen die Prüfungsvorschriften

Fairness und Unabhängigkeit im Prüfungsprozess sind von allergrößter Bedeutung. Verstöße gegen die Prüfungsvorschriften (z. B. unangebrachtes/respektloses Verhalten, Betrügen während der Tests/Prüfungen, Aufzeichnen von Online-Tests/Prüfungen oder Versuche, den fairen Ablauf der Tests/Prüfungen zu manipulieren oder die Integrität des Auswahlverfahrens in anderer Weise zu beeinträchtigen) können Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen: Bewerber*innen können von einem bestimmten Auswahlverfahren oder für einen bestimmten Zeitraum von der Teilnahme an (allgemeinen) Auswahlverfahren ausgeschlossen werden. EPSO behält sich das Recht vor, die Bearbeitung von Beschwerden betreffend technische Probleme oder Prüfungsfragen auszusetzen, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, gegen die Prüfungsvorschriften verstoßen hat. Wenn ein*eine Bewerber*in wegen eines Verstoßes gegen die Prüfungsvorschriften von einem Auswahlverfahren ausgeschlossen wird, werden die von der Person eingereichten Beschwerden ohne weitere Bearbeitung als gegenstandslos betrachtet.

4.7. Nichteinhaltung der Prüfungsanweisungen

Beschwerden, die darauf zurückzuführen sind, dass der*die Bewerber*in die entsprechenden Prüfungsanweisungen oder Leitlinien nicht befolgt hat, werden nicht bearbeitet. Zur Minimierung technischer Probleme und für ein reibungsloses Testerlebnis ist es besonders wichtig, dass Bewerber*innen die vor und während der Tests/Prüfungen erteilten Anweisungen befolgen.