Politica de reprogramare a testelor în caz de urgențe medicale sau familiale

Candidații care nu pot participa la un test online deja programat pentru că se confruntă cu:

• o problemă medicală sau
• o urgență care le afectează o rudă apropiată

pot solicita o nouă dată de testare prin depunerea unor documente justificative valabile.

Problemele de sănătate la care ne referim sunt, de regulă, afecțiuni medicale, urgențe sau evenimente neprevăzute și inevitabile care cauzează probleme fizice, cognitive sau psihologice bruște sau semnificative în ziua testului sau în preajma acesteia, făcând imposibilă participarea la test. 

Iată o listă cu cele mai frecvente probleme medicale și urgențe care pot justifica absența de la testele EPSO.

Probleme medicale 

• Boli acute grave (de exemplu, febră mare cauzată de infecții virale sau bacteriene, gripă, COVID-19)
• Gastroenterită acută 
• Reacții alergice severe sau crize de astm, detresă respiratorie 
• Accident vascular cerebral sau atac de cord, criză hipertensivă
• Vertij sau tulburări acute de echilibru
• Crize epileptice, migrene, atacuri de panică
• Recuperare sau imobilizare postoperatorie
• Spitalizare din cauza unei boli subite, a unui accident (vătămare acută) sau a unei intervenții chirurgicale de urgență
• Complicații în timpul sarcinii (de exemplu, travaliu prematur, avort spontan) 
• Alte afecțiuni care necesită o intervenție medicală de urgență și care îl incapacitează pe candidat

Atenție! Lista este orientativă și nu este exhaustivă. Fiecare cerere este evaluată de la caz la caz, iar EPSO poate solicita clarificări suplimentare sau documente medicale, dacă este necesar.

Urgențe familiale

• Urgențe medicale grave care afectează o rudă apropiată și care necesită spitalizare urgentă sau o intervenție medicală vitală în ziua testului sau în ziua imediat precedentă
• Spitalizarea sau internarea la terapie intensivă a unei rude apropiate din cauza unei afecțiuni critice, în ziua testului sau în ziua imediat precedentă
• Decesul unei rude apropiate în ziua testului sau în ziua imediat precedentă
• Înmormântarea unei rude apropiate în ziua testului

În sensul prezentei politici, se consideră rudă apropiată un ascendent sau descendent până la gradul al doilea de consangvinitate (inclusiv părinți, copii, bunici și nepoți), un frate/o soră, soțul/soția sau partenerul înregistrat.

Cum se depune o cerere de reprogramare

Candidații care nu pot participa la test trebuie să trimită documente justificative prin formularul de contact, cât mai devreme posibil înainte de data testului și nu mai târziu de termenul de depunere a reclamațiilor tehnice, specificat în anunțul de concurs sau în cererea de exprimare a interesului.

Dacă nu reușesc să trimită documentele justificative în acest termen (de exemplu, din cauza unui accident sau a unei spitalizări), aceștia trebuie să le prezinte cât mai curând posibil după aceea. În astfel de cazuri, documentele justificative trebuie să acopere:

•  data testului 

                  și

• perioada dintre termenul de depunere a reclamației tehnice și data depunerii documentelor.

Certificatul medical pentru afecțiuni medicale trebuie:

• să confirme că respectivul candidat a fost examinat de un medic înainte sau în ziua testului la care nu s-a prezentat
• să acopere explicit data testului – certificatele pe perioadă vagă nu vor fi acceptate
• să precizeze explicit că respectivul candidat este inapt medical să susțină testul la data prevăzută și să menționeze clar motivul – nu vor fi acceptate declarațiile vagi sau adeverințele de concediu medical care nu menționează explicit incapacitatea candidatului de a susține testul.

Pentru urgența medicală sau decesul unei rude apropiate, documentele justificative:

• pot include un raport de la spital, un certificat de deces sau orice document oficial care confirmă evenimentul
• trebuie să arate clar că evenimentul a avut loc în ziua testului sau în ziua imediat precedentă
• trebuie să dovedească legătura juridică de familie dintre candidat și persoana care a fost spitalizată/este bolnavă/a decedat.

Documentele justificative trebuie să fie eliberate într-una dintre cele 24 de limbi oficiale ale Uniunii Europene. Dacă sunt în altă limbă, trebuie să fie însoțite de o traducere într-una dintre aceste limbi. 

EPSO va depune toate eforturile pentru a confirma prin e-mail, cât mai rapid posibil, acceptarea documentelor justificative depuse înainte de data testului. Cu toate acestea, dacă documentele justificative sunt prezentate cu foarte puțin timp înainte de momentul prevăzut pentru testare, nu putem garanta întotdeauna o confirmare în timp util.

Candidații care se prezintă la test chiar dacă au prezentat documente care le justifică absența vor fi considerați apți să susțină testul. În consecință, nu li se va acorda dreptul de a susține din nou testul pe motiv că boala sau urgența respectivă le-ar fi putut afecta performanța.

EPSO răspunde de verificarea valabilității tuturor documentelor transmise. Procesul de verificare include verificarea conformității cu toate cerințele obligatorii de depunere specificate mai sus. 

Dacă din documente lipsesc informații importante, EPSO poate solicita detalii suplimentare înainte de a lua o decizie finală.

Comunicarea deciziilor:

• Cererile de reprogramare aprobate sunt înregistrate, iar candidații sunt informați cu privire la următoarea sesiune de testare disponibilă la care vor fi invitați
• Dacă o cerere nu este aprobată, candidatul primește o explicație

Susținerea testelor în urma unei cereri de reprogramare aprobate 

Pe lângă sesiunea principală de testare, EPSO le poate oferi două posibilități suplimentare de testare candidaților a căror cerere de reprogramare, susținută de o justificare corespunzătoare, a fost aprobată:

• o sesiune de contingență, care are loc, de regulă, în termen de 3-4 săptămâni de la sesiunea principală de testare, la o dată programată în prealabil 

• o sesiune de retestare, destinată în principal candidaților care se confruntă cu circumstanțe excepționale (de exemplu, probleme tehnice grave, sarcină aproape de termen sau incapacitate medicală atât în timpul sesiunii principale, cât și în timpul sesiunii de contingență)

  Datele de retestare sunt programate în funcție de disponibilitatea operațională a EPSO și de disponibilitatea conținutului testului. 
  EPSO nu poate ține seama de disponibilitatea personală a unui singur candidat atunci când programează o sesiune de retestare, deoarece aceasta se poate organiza pentru mai mulți candidați în același timp.

Candidaților care nu pot participa la sesiunea principală de testare și ale căror certificate medicale sau cereri de reprogramare pe motiv de urgențe sunt acceptate li se oferă posibilitatea să participe la sesiunea de testare de contingență.

Candidaților care nu pot participa nici la sesiunea principală, nici la sesiunea de contingență, din cauza 

• unor cereri repetate și justificate de reprogramare din motive medicale sau de urgență care acoperă ambele date sau 
  sau
• a unei afecțiuni medicale de durată, justificată corespunzător, care acoperă ambele date

li se oferă posibilitatea de a participa la sesiunea de retestare. Reprogramarea este înregistrată, iar candidatul este informat cu privire la noua dată de testare.

Dacă un candidat nu poate participa la niciuna dintre cele trei sesiuni de testare oferite (principală, de contingență și de retestare), se va considera că participarea sa la concurs s-a încheiat. 

EPSO nu are obligația de a oferi oportunități de testare suplimentare după sesiunea de retestare.

Conform principiilor proporționalității și bunei administrări, EPSO trebuie să găsească echilibrul adecvat între a) protejarea intereselor candidaților afectați de evenimente neprevăzute (cum ar fi boala sau urgența), b) interesul serviciului de a pune laureați la dispoziția instituțiilor UE în timp util și c) așteptările legitime ale celorlalți candidați de a fi selectați corect, prompt și fără întârzieri nejustificate. În consecință, EPSO trebuie să găsească modalități care să protejeze în mod adecvat interesele candidaților afectați de evenimentele neprevăzute, fără a cauza întârzieri și perturbări disproporționate în calendarul concursului.

Dacă participarea unui candidat la un concurs se suspendă din cauza neprezentării la teste, aceasta nu înseamnă că el nu poate participa în continuare la alte concursuri (simultane sau viitoare).

Confidențialitatea datelor și păstrarea evidențelor

Toate cazurile de cereri de reprogramare din cauza unei afecțiuni medicale sau a unei urgențe familiale vor fi documentate, iar documentația va fi păstrată în siguranță, în conformitate cu reglementările aplicabile privind protecția datelor. Informațiile colectate vor fi utilizate exclusiv pentru prelucrarea cererilor de reprogramare și pentru asigurarea conformității cu procedurile stabilite. 

Toate procedurile se vor derula în deplină conformitate cu cerințele juridice și de reglementare relevante. Datele cu caracter personal ale candidaților vor fi prelucrate în conformitate cu declarațiile EPSO privind confidențialitatea datelor (DPR-EC-01159 și DPR.EC-30388), care prezintă principiile aplicabile în ceea ce privește protecția datelor, perioadele de păstrare a datelor și drepturile persoanelor vizate.