4. Kaebuste vastuvõetamatuse alused

Teatavate asjaolude korral loetakse kaebus vastuvõetamatuks. EPSO lükkab vastuvõetamatud kaebused tagasi ilma neid sisuliselt läbi vaatamata.

4.1. Kohustuslikke toiminguid ei ole tehtud

Kaebust ei saa esitada kandidaat, kes ei ole sõltuvalt eksamist, mis tal tuleb sooritada, edukalt läbi teinud järgmisi kohustuslikke toiminguid, mis on vajalikud selleks, et tagada valmisolek kaugeksamiks: katsetanud eelnevalt tehnilistele nõuetele vastavust, teinud nõutavaid sünkroonimisi, kontrollinud ühendust ja süsteeme ja/või tutvunud testimisplatvormiga.

Eelkontroll on oluline, et teha kindlaks, kas kandidaadil on eksamikeskkonna jaoks vajalik tehniline valmisolek.

4.2. Probleemi ei ole üritatud lahendada

Kaebusi, mille on esitanud kandidaat, kes ei ole üritanud probleemi esitatud juhiste kohaselt lahendada, ei loeta vastuvõetavaks. Probleemide lahendamist käsitlevates juhistes kirjeldatud etappidest tuleb tingimata kinni pidada. 
Kõigepealt peaks kandidaat üritama probleemi lahendada iseseisvalt ja seejärel võtma täiendava abi saamiseks viivitamata ühendust eksami korraldaja kasutajatoega, kasutades juhistes ettenähtud kanalit.

4.3. Kaebus on esitatud liiga hilja

Kaebusi, mille kandidaat esitab alles siis, kui selleks pärast eksamite lõppu ette nähtud ajavahemik on möödunud, arvesse ei võeta. 
Kaebuste õigeaegne esitamine on ülimalt oluline, et neid saaks tulemuslikult lahendada ja tagada eksamiprotsessi usaldusväärus.

4.4. Ebapiisavad dokumendid või tõendid

Kaebused, mille puhul ei ole tehnilise probleemi kohta esitatud piisavaid tõendeid või dokumente, loetakse vastuvõetamatuks. On väga tähtis, et kandidaat esitaks eespool nimetatud üksikasjaliku teabe, et hõlbustada uurimis- ja probleemi lahendamise protsessi
.
Peale selle peab kandidaat põhjalikult selgitama tekkinud tehnilist probleemi, sealhulgas mis tahes asjakohast konteksti või samme, mida astuti enne probleemi tekkimist, samuti seda, kuidas ta on püüdnud probleemi lahendada. Kui tekkinud probleemi kohta ei esitata piisavaid selgitusi, muudab see kaebuse uurimise võimatuks ja sellest tulenevalt vastuvõetamatuks.

Piisav selgitus koosneb järgmistest olulistest komponentidest.

• Probleemi kirjeldus: probleemi täpne ja põhjalik kirjeldus, sealhulgas see, mis läks valesti ja kuidas see eksami sooritamist mõjutas.
• Probleemi tekkimise aeg: probleemi tekkimise täpne aeg ja kestus, mis võib aidata võrrelda andmeid süsteemilogide ja teiste kandidaatide esitatud teabega.
• Võetud meetmed: üksikasjalik ülevaade meetmetest, mida kandidaat on probleemi lahendamiseks enne abi otsimist võtnud. 
   Probleemide lahendamise meetmed, mida on võetud koos eksami korraldajaga, sealhulgas omavaheliseks suhtluseks kasutatud kanal.
• Veateated: mis tahes veateated või -koodid, mida kuvati probleemi ilmnemise ajal.
• Eksamikeskkonnaga seotud üksikasjad: teave eksami ajal kasutatud seadme, operatsioonisüsteemi, brauseri, versioonide, konfiguratsioonide ja internetiühenduse kohta.
• Kuvatõmmised või salvestused: võimaluse korral visuaalsed tõendid, näiteks probleemi tekkimise ajal tehtud kuvatõmmised või ekraanisalvestised.
• Mõju eksami sooritamisele: selgitus selle kohta, kuidas probleem mõjutas kandidaadi võimalust eksamit või selle konkreetseid osi lõpule viia.

Teatavatel juhtudel palub EPSO kandidaadil esitada täiendavaid tehnilisi faile, näiteks arvuti konfiguratsiooni või rakenduse versiooni kuvatõmmised, et kontrollida, kas ta on järginud kõiki juhiseid.

4.5. Mittetehnilised probleemid

Mittetehnilistest probleemidest tulenevate kaebuste läbivaatamisel on oluline täpselt piiritleda põhjused, miks teatavad probleemid ei saa olla piisavaks kaebuse aluseks.

Häired eksamikeskkonnas
Kuigi müra või häirivad tegurid kandidaadi eksami sooritamise keskkonnas võivad keskendumist raskendada, on oluline aru saada, et sellised häired ei ole eksami haldajate (EPSO ja eksami korraldajad) kontrolli all. Välised tegurid, nagu ehitusmüra või kodus esinevad häired, jäävad väljapoole eksamikeskkonda ega tulene asjaolust, et eksamiprotsess toimub kaugteel. Küll aga võib vääramatuks jõuks pidada selliseid sündmusi nagu ootamatud elektrikatkestused või hädaolukorras evakueerumine (vt punkt 5 – „Vääramatu jõud“).

Füüsiline ebamugavus
Kandidaatidel, kes kogevad pikemate eksamite ajal füüsilist ebamugavust, võib olla keeruline tähelepanu säilitada. Ergonoomilistest probleemidest või olemasolevatest füüsilise tervise häiretest tulenevad ebamugavused ei ole aga kaugeksami korraldamisega olemuslikult seotud. Et selliseid probleeme leevendada, peaksid kandidaadid tagama oma mugavuse ja heaolu enne eksami sooritamist ja selle ajal.

Aja planeerimisega seotud probleemid
Kaugeksam eeldab, et kandidaat suudab oma aega tõhusalt planeerida. See oskus on ametialase tegevuse seisukohast hädavajalik. Kuigi seoses ajaarvestuse või ootamatute katkestustega võib tekkida probleeme, eeldatakse, et kandidaadid suudavad olukorraga kohaneda ja oma strateegiat vastavalt muuta. Aja planeerimisega seotud probleeme käsitlevaid kaebusi ei saa pidada põhjendatuks, kui need tulenevad teguritest, mis ei ole otseselt seotud eksamiprotsessiga, näiteks kandidaadi tähelepanu häirivatest teguritest või vastuoludest ajakavas.

Kaugjälgimisega seotud probleemid
Mõnikord võivad tekkida probleemid seoses kaugjälgimise meetodite, eksamikeskkonna kontrollimise, kahtlasest käitumisest teatamise või jälgimisel
tajutava kallutatusega. Sellised probleemid ei anna kaebuse esitamiseks alust, kui need ei mõjuta märkimisväärselt eksami usaldusväärsust või õiglust.

4.6. Eksamireegleid on rikutud

Eksamiprotsessi usaldusväärsuse tagamine on äärmiselt oluline. Kui kandidaat rikub eksamireegleid (nt käitub sobimatult või lugupidamatult, on eksamil sohki teinud, veebiteste salvestanud, püüdnud mõjutada eksamite õiglast läbiviimist või muul viisil kahjustanud konkursimenetluse usaldusväärsust) võidakse tema suhtes võtta distsiplinaarmeetmeid, millega võivad kaasneda tagajärjed, nagu konkursilt või valikumenetlusest kõrvalejätmine või kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul avalikel konkurssidel või valikumenetlustes osalemise keelamine. EPSO jätab endale õiguse peatada tehniliste ja konkreetse küsimusega seotud kaebuste läbivaatamine, kui on põhjendatult alust arvata, et kaebuse esitanud kandidaat võib olla rikkunud eksamireegleid. Kui kandidaat jäetakse konkursilt kõrvale eksamisreeglite rikkumise tõttu, lükatakse tema esitatud kaebus tagasi ilma täiendava uurimiseta.

4.7. Eksamijuhised on jäetud täitmata

Kaebusi, mis tulenevad sellest, et kandidaat ei ole järginud eksamijuhiseid, ei võeta arvesse. On oluline, et kandidaat järgiks kõiki enne eksamit ning selle ajal antud juhiseid, et minimeerida tehniliste probleemide ohtu ja tagada tõrgeteta eksamiprotsess.