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Declaração de confidencialidade dos dados

PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

A presente declaração de confidencialidade contém informações sobre 
o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.

 

Operação de tratamento: seleção, por concurso, de pessoal permanente para as instituições, órgãos e organismos da União Europeia

Responsável pelo tratamento: EPSO

Referência de registo:  DPR-EC-30388

  1. Introdução

A Comissão Europeia (daqui em diante «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados [que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001].

A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas, enumerando também os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

As informações relativas à operação de tratamento «Seleção, por concurso, de pessoal permanente para as instituições, órgãos e organismos da União Europeia», realizada pelo EPSO, são apresentadas a seguir.
 

  1. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: O EPSO recolhe e utiliza os seus dados com as seguintes finalidades:

  • organizar concursos gerais e internos, a fim de proceder à seleção de pessoal com vista ao seu recrutamento como funcionários da UE,
  • gerir os aspetos administrativos das inscrições e as diferentes fases dos concursos, e
  • gerir e monitorizar a utilização das listas de reserva.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.
 

  1. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

  • o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;
  • o tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito.

O tratamento de dados baseia-se nos seguintes atos legislativos da UE:

Regulamento n.º 31 (CEE), n.º 11 (CEEA), que fixa o Estatuto dos Funcionários e o Regime aplicável aos outros agentes da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (JO 45 de 14.6.1962, p. 1385), com a última redação que lhe foi dada pelo Regulamento Delegado (UE) n.º 2016/1611 da Comissão, de 7 de julho de 2016. Decisão n.º 2002/620/CE do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social, do Comité das Regiões e do Procurador de Justiça, de 25 de julho de 2002, que institui o Serviço de Seleção do Pessoal das Comunidades Europeias. Decisão n.º 2002/621/CE dos Secretários-Gerais do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, do Escrivão do Tribunal de Justiça, dos Secretários-Gerais do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social e do Comité das Regiões e do representante do Provedor de Justiça, de 25 de julho de 2002, relativa à organização e funcionamento do Serviço de Seleção do Pessoal das Comunidades Europeias.
 

Certas categorias especiais de dados pessoais, como é o caso dos dados relativos à saúde, são tratadas pelos seguintes motivos:

  • com o consentimento explícito do seu titular para tratamento desses dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas;
  • para o cumprimento de obrigações e para o exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social, na medida em que esse tratamento seja permitido pelo direito da UE, que prevê garantias adequadas relativas aos direitos fundamentais e aos interesses do titular dos dados.

Concretamente, no formulário de candidatura, os candidatos são convidados a responder à seguinte pergunta: «tem uma deficiência ou algum problema de saúde que implique adaptações especiais das provas de seleção?». Em caso afirmativo, é-lhes pedido que apresentem dados relativos ao seu problema de saúde, mais especificamente que indiquem a deficiência ou problema de saúde devido ao qual solicitam essas adaptações, e juntem os documentos comprovativos. Esses dados são necessários para o EPSO poder avaliar objetivamente, caso a caso, a situação específica de cada candidato e garantir condições adequadas para a realização das provas de seleção, que lhes permitam efetuar os testes nas melhores condições possíveis, tendo em conta as suas necessidades. Os dados relativos à saúde dos candidatos abrangem várias categorias: problema de saúde temporário, problema de saúde crónico/deficiência, gravidez/amamentação.

  1. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar a presente operação de tratamento, o EPSO recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

  • dados pessoais que permitem a identificação dos candidatos: nome(s) próprio(s), apelido(s) atualmente utilizado(s), apelido(s) de nascimento, data de nascimento, género, nacionalidade(s), língua principal, tipo e número do documento de identificação, cópia do documento de identificação com todos os dados pessoais neles contidos, número de identificação nacional, fotografia, endereço de correio eletrónico, número de registo no concurso, número de identificação secreto atribuído para efeitos de anonimização dos testes, «número de admissibilidade» utilizado para identificação no contexto da realização de testes por computador. No caso dos concursos internos, recolhe também o número de funcionário, a situação administrativa, o grupo de funções e o grau;
  • dados pessoais dos candidatos, necessários para permitir o contacto e a organização prática dos testes: endereço, código postal, localidade, país, número(s) de telefone, línguas utilizadas na correspondência, línguas utilizadas nos testes; dados fornecidos pelos candidatos relativos a necessidades especiais (nomeadamente indicação de problemas de saúde e/ou deficiência); dados relativos a relações familiares, sociais ou profissionais que possam constituir um conflito de interesses;
  • dados pessoais dos candidatos necessários para permitir a avaliação, tendo em conta os critérios de admissibilidade e/ou de seleção estabelecidos no anúncio de concurso, e para avaliar a motivação: habilitações, experiência profissional, conhecimentos especializados e competências técnicas, conhecimentos linguísticos; e
  • resultados obtidos pelos candidatos nas diferentes fases do concurso e dados relativos à avaliação das qualificações, aptidões e competências dos candidatos (pontuação e observações do júri do concurso).

No caso dos campos do formulário de candidatura em linha assinalados com um asterisco (*), a comunicação dos dados pessoais é obrigatória. Se esses campos não forem preenchidos, a inscrição não se poderá realizar.

Os dados que entram na categoria de resultados obtidos pelos candidatos nas diferentes fases do concurso e os dados relativos à avaliação das qualificações, aptidões e competências dos candidatos (pontuação e observações do júri) são obtidos durante o processo de concurso e resultam da avaliação feita pelo júri do concurso.
 

  1. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

O EPSO conserva os seus dados pessoais apenas durante o período necessário para cumprir a finalidade que presidiu à recolha dos mesmos ou para tratamento posterior.

  • Processos individuais de candidatos eliminados de determinado concurso: 2 anos a contar da data em que o candidato é excluído do concurso;
  • Processos individuais de candidatos inscritos na lista de reserva de determinado concurso: 2 anos a contar do encerramento da lista de reserva;
  • Ficheiros com a informação de apoio que documenta a organização dos concursos: 10 anos a contar do seu encerramento do processo;
  • Dados pessoais dos candidatos, apresentados no âmbito de uma candidatura a um concurso específico não validada dentro do prazo: 1 ano a contar da data de encerramento do período de candidatura ao concurso.
     
  1. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia ou dos seus contratantes.  Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

Os contratantes da Comissão estão vinculados por uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) [Regulamento (UE) 2016/679].

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos da presente operação de tratamento.

  1. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

Destinatários dos dados:

Júris de concursos, assessores jurídicos (examinadores com funções consultivas) na aceção do anexo III, artigo 3.º, do Estatuto e Pessoal do EPSO: para apreciação da admissibilidade e dos méritos comparativos dos candidatos e prestação de assistência aos júris de concurso, respetivamente:

  • Instituições e organismos da UE: para recrutamento (não recebem qualquer informação relativa à deficiência, salvo se o candidato tiver dado o seu consentimento explícito à transferência desses dados);
  • Tribunais da UE, serviços jurídicos da entidade competente para proceder às nomeações em causa: em caso de requerimento ou reclamação nos termos do artigo 90.º, n.º 1 ou 2, do Estatuto dos Funcionários, e/ou de recurso judicial para os tribunais da UE;
  • OLAF, IDOC, SAI e Tribunal de Contas: mediante pedido e na medida do necessário, para investigações oficiais ou para efeitos de auditoria;
  • Provedor de Justiça Europeu: mediante pedido e na medida do necessário, para inquéritos e investigações oficiais;
  • AEPD, EPD: mediante pedido e na medida do necessário, para inquéritos e investigações oficiais;
  • Estados-Membros da UE: para efeitos de assistência durante o processo de seleção e de recrutamento. Para o efeito, as autoridades nacionais do(s) país(es) de origem poderão ter acesso, com o consentimento explícito dos candidatos, ao seu nome e apelido, endereço de correio eletrónico e referência do concurso.

As informações que recolhemos não são comunicadas a terceiros, exceto na medida e para os efeitos previstos por lei.

  1. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder aos seus dados pessoais e de os retificar caso sejam inexatos ou estejam incompletos. Se aplicável, tem o direito de apagar os seus dados pessoais, de limitar ou de opor-se ao seu tratamento, bem como o direito de portabilidade dos mesmos.

Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a), por motivos relacionados com a sua situação específica. 

Deu o seu consentimento a que os seus dados pessoais fossem transmitidos ao EPSO para a operação de tratamento em causa. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. (Ver contactos no ponto 9). 

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.
 

  1. Contactos
     
  • Responsável pelo tratamento

Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento através do formulário Web do EPSO.

  • Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão

Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

 Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).
 

  1. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado pela proteção de dados com a referência DPR-EC-30388.