4. Motivi dell'irricevibilità dei reclami

In determinate circostanze un reclamo può essere considerato irricevibile. L'EPSO respingerà i reclami irricevibili senza esaminarli nel merito.

4.1. Mancato completamento dei preparativi obbligatori

I candidati che non hanno completato, a seconda della prova in questione, il test obbligatorio per i prerequisiti tecnici, la o le sincronizzazioni obbligatorie, la prova di connettività, la verifica del sistema e/o la simulazione necessari per prepararsi alla sessione d'esame a distanza non potranno presentare reclami.

Il test per i prerequisiti è fondamentale per verificare la capacità tecnica dei candidati e il rispetto dei criteri necessari per accedere alla piattaforma su cui si svolgerà l'esame.

4.2. Mancato tentativo di risolvere autonomamente i problemi tecnici

I reclami dei candidati che non tentano di risolvere i problemi tecnici seguendo le istruzioni fornite non saranno considerati ricevibili. È fondamentale seguire i passaggi elencati nelle istruzioni relative alla risoluzione dei problemi.
I candidati dovrebbero prima di tutto cercare di risolvere i problemi in autonomia e in seguito contattare tempestivamente il servizio di helpdesk del fornitore di test attraverso il canale specificato nelle istruzioni per ricevere ulteriore assistenza.

4.3. Ritardo nel presentare il reclamo

I reclami presentati in ritardo rispetto al termine stabilito dopo la conclusione delle prove non saranno presi in considerazione.
La presentazione tempestiva dei reclami è cruciale perché siano risolti in modo efficiente e per mantenere l'integrità del processo di esame.

4.4. Documentazione o prove insufficienti

In assenza di prove o documenti sufficienti che dimostrino il problema tecnico segnalato, i reclami saranno considerati irricevibili. È essenziale fornire informazioni dettagliate per facilitare il processo di indagine e risoluzione del problema.

I candidati devono inoltre descrivere nel dettaglio il problema tecnico riscontrato, compresa qualsiasi informazione pertinente sul contesto o sulle azioni svolte prima che il problema si presentasse, e spiegare in che modo hanno cercato di risolverlo. In mancanza di un'adeguata spiegazione del problema sarà impossibile indagare sul reclamo, che sarà quindi irricevibile.

Una spiegazione adeguata deve comprendere almeno gli elementi seguenti:

Descrizione del problema: una descrizione precisa ed esaustiva del problema, che spieghi le difficoltà incontrate e in che modo hanno influito sullo svolgimento dell'esame.
Tempistiche: l'ora esatta in cui si è verificato il problema e la sua durata, che possono essere utili per individuare un collegamento con i registri di sistema e le segnalazioni di altri candidati.
Azioni intraprese: un resoconto dettagliato delle eventuali azioni intraprese per cercare di risolvere il problema tecnico in autonomia prima di chiedere assistenza.
Descrizione delle azioni di risoluzione del problema intraprese con il fornitore del test, compreso il canale usato per comunicare.
Messaggi di errore: eventuali messaggi di errore o codici specifici visualizzati al verificarsi del problema.
Informazioni relative all'ambiente: informazioni sul dispositivo, il sistema operativo, il browser, le versioni, le configurazioni e la connessione Internet usati durante la prova.
Screenshot o registrazioni: prove visive come screenshot o registrazioni dello schermo acquisite durante il verificarsi del problema, se possibile.
Impatto sullo svolgimento della prova: spiegazione del modo in cui il problema ha ostacolato il completamento della prova o di parti di essa.

In alcuni casi l'EPSO può chiedere ai candidati di presentare file tecnici supplementari, ad esempio screenshot della configurazione del computer o della versione delle applicazioni, per verificare il rispetto di tutte le istruzioni fornite.

4.5. Problemi non legati a fattori tecnici

Nel valutare i reclami derivanti da problemi di natura non tecnica, è fondamentale delineare i motivi per cui determinati problemi non possono essere considerati motivi validi per un reclamo:

Fattori di disturbo nell'ambiente
Sebbene il rumore o le distrazioni nell'ambiente in cui i candidati svolgono la prova possano effettivamente interferire con la concentrazione, va tenuto presente che sono fattori di disturbo che esulano del controllo degli amministratori (l'EPSO e i fornitori di test). Fattori esterni come il rumore dei cantieri o la presenza di elementi di disturbo in casa non dipendono dall'ambiente usato per svolgere il test e non possono essere attribuiti al processo di esame a distanza. Tuttavia eventi come interruzioni impreviste della corrente elettrica o evacuazioni di emergenza possono essere considerate cause di forza maggiore (cfr. sezione 5 - Politica in caso di situazioni di forza maggiore).

Disagio fisico
I candidati che provano disagio fisico durante esami di lunga durata possono avere difficoltà a mantenere la concentrazione. Tuttavia il disagio derivante da problemi ergonomici o da disturbi fisici preesistenti non è intrinsecamente legato alle modalità di svolgimento della prova a distanza. I candidati sono invitati a provvedere al proprio comfort e benessere prima e durante la prova per ovviare a queste difficoltà.

Problemi di gestione del tempo
Gli esami a distanza richiedono un'efficace gestione del tempo, una competenza fondamentale per le attività professionali. È possibile che vi siano problemi di gestione del tempo o interruzioni impreviste, ma i candidati devono adeguarsi e organizzarsi di conseguenza. I reclami relativi a problemi di gestione del tempo possono essere considerati irricevibili se derivano da fattori non collegati al processo di esame in sé, per esempio distrazioni o impegni personali concomitanti.

Dubbi sulla supervisione a distanza
In alcuni casi i metodi di supervisione a distanza, il processo di verifica dell'ambiente, le segnalazioni di comportamenti sospetti o presunti pregiudizi nelle pratiche di monitoraggio possono essere causa di malcontento. Non si tratta tuttavia di motivi validi per un reclamo se non incidono in modo significativo sull'integrità o l'equità dell'esame.

4.6. Violazione delle regole dell'esame

Garantire l'integrità del processo di esame è fondamentale, e le persone colte a violare le regole per lo svolgimento delle prove (per esempio perché adottano comportamenti inappropriati o irrispettosi, imbrogliano durante le prove, registrano i test online o cercano di sabotarne il corretto svolgimento o compromettono in altro modo l'integrità della procedura di concorso) possono essere oggetto di azioni disciplinari, con conseguenze quali l'esclusione da uno specifico concorso o processo di selezione, o il divieto di partecipare a concorsi generali o procedure di selezione per un determinato periodo. L'EPSO si riserva il diritto di sospendere l'esame dei reclami tecnici e dei reclami legati a quesiti specifici se ci sono ragionevoli indicazioni di una potenziale violazione delle regole da parte dei candidati che li hanno presentati. I reclami presentati da candidati che sono stati esclusi da un concorso per violazione delle regole saranno respinti senza ulteriore esame perché irrilevanti.

4.7. Mancato rispetto delle istruzioni per l'esame

I reclami derivanti dal mancato rispetto delle istruzioni o delle linee guida per lo svolgimento delle prove non saranno presi in considerazione. È importante che i candidati si attengano a tutte le istruzioni fornite prima e durante le prove per ridurre al minimo il rischio di problemi tecnici e garantire un'esperienza di esame agevole.