Administrative Assistant

Nous sommes

L’Office Infrastructures et Logistique — Bruxelles (OIB) est responsable de la gestion des installations des bâtiments de la Commission à Bruxelles et de la gestion des infrastructures sociales à Bruxelles et Ispra.

La mission de l’OIB est de garantir un lieu de travail fonctionnel, sûr et confortable pour le personnel de la Commission et de fournir des services de soutien de qualité, fondés sur une approche axée sur le client, d’une manière respectueuse de l’environnement et présentant un bon rapport coût-efficacité.

Au sein du département LS en charge de la logistique et des services, l’unité 0IB.LS.4 "Restauration" est constituée de 3 secteurs : le secteur LS.4.001 "Support Green et qualité", le secteur LS.4.002 "Convivialité" et le secteur LS.4.003 « Production ». Le personnel est hébergé en espace collaboratif dans le bâtiment T-211 et/ou sur le terrain (restaurants et cafétérias).

Notre unité, a pour mission d’assurer la gestion de la restauration de l’ensemble de la Commission européenne. L'unité assure également les contrôles d'hygiène et audits des divers sites de restauration de la Commission européenne à Bruxelles, en veillant aux conditions d’accueil du personnel/clients par des aménagements spécifiques et des installations appropriées, ainsi qu'en fournissant différents services contribuant à la réalisation des objectifs de l’Institution dans un environnement moderne et efficace de restauration. L'unité comprend environ 93 personnes.

Nous proposons

Au sein du secteur OIB.LS.4.002 « Convivialité » et sous la supervision d’un fonctionnaire ou d’un agent temporaire, nous proposons deux postes d’assistant administratif - Chef de site.
 

Vos tâches principales seront les suivantes :
• Encadrer, superviser les équipes de restauration et coordonner le travail du personnel sur les différents sites.
• Gérer les plannings, les formations et l’accueil des nouveaux collaborateurs en coordination avec la cellule logistique/ressources humaines.
• Assurer la gestion, le suivi et l’approvisionnement des stocks et du matériel et transmettre les informations nécessaires à la facturation.
• Accueillir, conseiller et veiller à la satisfaction de la clientèle, tout en faisant le lien entre les demandes des clients et la bonne exécution du service.
• Proposer, tester et évaluer de nouveaux produits et veiller à la cohérence des pratiques entre les différents sites de restauration.
• Suivre l’état, l’entretien et la conformité des locaux, équipements et matériels, tout en garantissant le respect des règles d’hygiène et de sécurité.
• Détecter et signaler les écarts aux procédures, soutenir les contrôles qualité et hygiène, et suivre les actions correctives et préventives

Nous recherchons

1. Obligatoire : • Le /la candidat(e) devra démontrer une expérience relative d’au moins 2 ans dans la gestion d’équipe.
• Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office (Excel, Outlook, Word, Teams et Sharepoint).
• Expérience en gestion financière (comptabilité, budget, etc.).
2. Souhaitable : • Une connaissance de l’hygiène alimentaire et des normes HACCP serait un atout. • Expérience dans la gestion d’une activité dans l’Horea (gestion d'un restaurant, organisation d'événements, etc.)
3. Qualités personnelles requises et évaluées au cours de l’entretien : • Faire preuve de leadership et une aptitude à communiquer de manière claire et efficace ; • Faire preuve d’une excellente capacité d’organisation, planification, créativité et respect des délais ;
• Démontrer un sens du service au client ;
• Être capable d’identifier les besoins des clients et du service et apporter avec tout le soin nécessaire une réponse adéquate ; • Rigueur, précision et souci du détail ; • Capacité à travailler sous pression ; • Diplomatie et empathie.
4. Connaissances linguistiques souhaitées : • La connaissance du français et / ou de l’anglais constitue un avantage.